STAGE ÉVÉNEMENTIEL, GESTION ET ADMINISTRATION – EYA

Stage en EVENEMENTIEL à Cotonou, Bénin

💶 Salaire : Stage/Volontariat 📅 Début : Dès que possible

⏱️ Durée : À partir de 2 mois, renouvelable (jusqu'à 6 mois)

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🎯 Mission du stagiaire

Sous la supervision de l'équipe EYA et en lien avec l'ONG DOLI DOLI, le/la stagiaire sera en charge des missions suivantes :

Organisation et appui à l'événementiel sportif et culturel

  • Assister à l'élaboration et à la réalisation des événements sportifs du centre (tournois, compétitions, journées sportives, activités fitness…) au niveau administratif et logistique
  • Tenir et mettre à jour le cahier des charges événementiel pour chaque manifestation
  • Assurer la logistique et la sécurité des événements (autorisations, plan de masse, coordination des prestataires)
  • Rechercher des partenariats et opportunités de sponsoring ; rédiger les dossiers de partenariat et de demande de sponsoring (prise de contact, planification, suivi)
  • Participer à la gestion du budget prévu et optimiser les investissements financiers par événement
  • Rédiger des courriers de remerciements à l'issue de chaque événement (partenaires, sponsors, intervenants, participants, bénévoles)

Gestion administrative

  • Classer, organiser et archiver l'ensemble des dossiers administratifs de la structure (contrats, partenariats, comptes-rendus, bilans…)
  • Constituer et alimenter les dossiers de chaque événement sportif et culturel : programme, liste des participants, résultats, photos, comptes-rendus
  • Mettre en place et maintenir un système d'archivage clair et accessible (numérique et/ou physique) pour les événements passés et en cours
  • Rédiger et mettre en forme des dossiers de présentation, de bilan ou de rapport d'activité à destination des partenaires et institutions
  • Maîtriser Canva pour produire des supports visuels soignés : programmes d'événements, affiches, bilans illustrés, dossiers de présentation

Gestion du mailing et suivi des contacts

  • Gérer et mettre à jour la liste de diffusion (mailing list) du centre : partenaires, sponsors, participants, institutions, médias
  • Rédiger et envoyer les mailings liés aux événements : invitations, rappels, confirmations, informations pratiques, remerciements post-événement
  • Assurer le suivi des réponses et relances par mail auprès des partenaires et prestataires
  • Organiser et archiver les échanges de correspondance pour chaque événement afin d'assurer la traçabilité des communications

👤 Profil recherché

– Formation Bac+2/Bac+3 en événementiel, gestion, administration, marketing, médiation culturelle ou équivalent
– Intérêt marqué pour le sport et les événements sportifs et culturels
– Maîtrise de Canva (indispensable) pour la production de dossiers et supports visuels professionnels
– Excellentes capacités rédactionnelles : rédaction de dossiers, courriers professionnels, mailings et comptes-rendus
– Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) pour la gestion des tableaux de suivi, rapports et présentations
– Sens de l'organisation et de la rigueur : capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les délais
– Aisance avec les outils de messagerie et de gestion du mailing (Outlook, Gmail, Mailchimp ou équivalent)
– Être autonome, dynamique, rigoureux(se) et capable de travailler sous pression
– Esprit d'initiative, force de proposition, capacité à travailler en équipe
– Une première expérience en organisation d'événements sportifs, culturels ou associatifs est un atout

Pour candidater, envoyez votre candidature (CV et LETTRE DE MOTIVATION) à ongdolidoli@gmail.com Plus d'informations sur nos autres offres de stage sur notre site https://www.darkseagreen-squirrel-672809.hostingersite.com

STAGE ÉVÉNEMENTIEL, GESTION ET ADMINISTRATION – EYA

🏢 Présentation de la structure

Le centre EYA est un complexe culturel et sportif situé dans la ville de Cotonou, dans le quartier populaire d'Akpakpa. Premier espace du genre au Bénin, il a pour objectif d'offrir aux populations locales, notamment aux enfants, un accès facile à la culture africaine, aux sports et à leurs bienfaits, tout en promouvant la culture dans toute sa dimension sociale. EYA encourage et coordonne les initiatives locales à dimension culturelle, artistique et sportive. Le centre dispose de nombreux équipements : terrain de basket-ball en plein air, salle de danse polyvalente, studio d'enregistrement professionnel, amphithéâtre, restaurants, bibliothèque, etc. Le centre organise régulièrement des événements sportifs (tournois, compétitions, journées sportives, activités fitness…) ainsi que des manifestations culturelles et éducatives dans les écoles du quartier. Afin d'assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de ces événements, le Centre communautaire EYA recherche un(e) stagiaire rigoureux(se), organisé(e) et motivé(e) pour renforcer l'équipe sur les volets événementiel, gestion administrative et archivage.

Horaires de travail : Poste à temps complet (35h)